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A subsecção integra os conjuntos documentais relativos ao exercício dos poderes de ordem do reitor, em especial a celebração dos sacramentos do batismo e do casamento, que estava autorizado a realizar por ter sido nomeado coadjutor do Pároco de S. Pedro em Alcântara entre 1977 e 1999 para manter a união à diocese de Lisboa. Integra documentos relativos à administração dos sacramentos do batismo e do casamento, assim como registos de contas correntes, mapas de prestação de contas e processos do Notícias do Santuário.

Processos relativos aos pedidos de autorização às paróquias de origem, para realizar batismos no Santuário. São instruídos com certificados de matrimónio religioso e civil dos pais, participações às paróquias, comprovativos do Registo Civil. Depois da extinção do Vicariato Paroquial de Cristo Rei, esta documentação passou a ser produzida pela Capela do Santuário (ver série PT-SCR/FSCR/AA/06).

Conjunto de livros destinados ao assento dos batismos, celebrados na Capela do Santuário. Têm termos de abertura do vigário geral do Patriarcado de Lisboa, cónego José Amaro Teixeira. Depois da extinção do Vicariato Paroquial de Cristo Rei, esta documentação passou a ser produzida pela Capela do Santuário (ver série PT-SCR/FSCR/AA/07).

Processos relativos aos pedidos de autorização às paróquias de origem, para realizar casamentos no Santuário. São instruídos com atestações do Patriarcado, certificados comprovando a realização da preparação e impressos do Santuário destinados a registar os documentos. Depois da extinção do Vicariato Paroquial de Cristo Rei, esta documentação passou a ser produzida pela Capela do Santuário (ver série PT-SCR/FSCR/AA/08).

Conjunto de livros destinados ao assento dos casamentos celebrados na Capela do Santuário. Têm termos de abertura do vigário geral do Patriarcado de Lisboa, cónego José Amaro Teixeira. Depois da extinção do Vicariato Paroquial de Cristo Rei, esta documentação passou a ser produzida pela Capela do Santuário (ver série PT-SCR/FSCR/AA/09).

Livro destinado a registar as contas correntes do Vicariato Paroquial. Tem termo de abertura do segundo reitor, P. Manuel de Jesus Ferreira Pires de Campos.

Conjunto de mapas anuais de prestação de contas do Vicariato Paroquial de Cristo Rei, para serem remetidos ao ordinário do lugar conforme o disposto no nº 8, do parágrafo 2, do cânone 1284 do CIC 1983.

Processos relativos à edição do jornal Notícias do Santuário, que foi dirigido pelo P. Albino Lopes. Incluem versões de artigos, provas, notas de encomenda de exemplares, envelopes e correspondência com os impressores e com o Instituto da Comunicação Social, assim como um modelo de cartolina em formato grande do título: Notícias do Santuário. Têm junto um conjunto de exemplares de todos os números editados.

Conjunto documental relativo ao exercício do poder de governo do reitor, estruturado em cinco subsecções. O Decreto de Ereção Canónica, de 27 de maio de 1957, define três delas, sendo posteriormente necessário autonomizar uma outra relativa aos assuntos da administração do pessoal, ultimamente, devido ao novo enquadramento da concordata de 18 de maio de 2004, foi criada uma nova subsecção que integra a documentação produzida segundo as respetivas disposições. Assim, a primeira subsecção reúne os atos de administração geral, a segunda a administração do pessoal, a terceira as questões patrimoniais, a manutenção do Monumento e a construção de novas instalações, a quarta é consagrada à administração económica até 2004 e a quinta trata igualmente da administração económica, conforme as normas da Concordata de 2004.

Nesta subsecção reúne-se a documentação que trata da administração do Santuário a um nível mais geral e que é da responsabilidade direta do reitor, tal como as relações com o ordinário do lugar, a apresentação de contas, as relações com outras entidades da Igreja, do Estado e da sociedade civil e a elaboração de regulamentos internos.

Conjunto documental constituído por escritos, provisões, decretos, cartas e certidões, emanados da Santa Sé, do Patriarcado de Lisboa e da diocese de Setúbal. Integra os decretos determinando a Ereção Canónica do Santuário (26 de maio de 1957, cópia) concedendo autorização para a exposição do Santíssimo, a carta agradecendo a colaboração de padres que deixam as funções, decretos e provisões nomeando os reitores, a Comissão Administrativa, o Gabinete Técnico e o Conselho Económico. Inclui também o Decreto da Penitenciaria Apostólica (Roma, 18 de janeiro de 2013) concedendo indulgência plenária aos peregrinos do Santuário. Integra ainda o Manual administrativo e financeiro da diocese. Os diplomas por vezes têm junto anexos tais como estudos sobre a aplicação da Concordata de 2004, palavras pronunciadas pelo quarto reitor na cerimónia de tomada de posse e os curricula de membros dos órgãos consultivos e de apoio técnico.

Correspondência dos reitores com os bispos e com os órgãos do Patriarcado de Lisboa e da diocese de Setúbal, tratando dos assuntos da administração económica e patrimonial e das questões relativas ao culto religioso. Patriarcas e bispos: os reitores dirigem cartas ao ordinário do lugar solicitando autorização para celebrar missa diária vespertina (inclui cópia da carta e o original devolvido com despacho do arcebispo de Mitilene de 28 de abril de 1960); pedindo que seja solicitado a Roma autorização para que se conserve habitualmente na Capela a Santíssima Eucaristia (25 de maio de 1960); requerem a emissão de declarações credenciais para aceitar doações, assinar escrituras, fazer registos, reconhecer assinaturas bem como efetuar compras e vendas de património; enviam requerimentos solicitando a nomeação de membros dos órgãos consultivos do reitor; cópias de cartas a remeterem orçamentos, relatórios e contas, pontos de situação e memorandos; cartas a comunicar os programas de comemorações dos aniversários da inauguração e de festas litúrgicas; cartas solicitando a aprovação de orações, atos de consagração e outras publicações; carta dirigida ao segundo bispo de Setúbal pedindo que os serviços da diocese façam seguir através da Nunciatura uma missiva para o Papa Bento XVI solicitando a oferta de um objeto pessoal deste Pontífice para integrar um futuro núcleo museológico. Os bispos enviam cartas determinando as condições em que serão exercidos os ofícios de capelão e reitor ou circulares com determinações sobre as orações e o destino dos peditórios como por exemplo a que pede orações pelas pessoas que faleceram em consequência dos incêndios de 2003 e determina a participação do Santuário na Campanha da Cáritas para ajudar as vítimas dos referidos incêndios. A Vigararia Geral envia circulares acerca de campanhas de recolha de donativos tal como a que remete uma nota para ser lida nas missas de 26 de junho de 1966 pedindo a contribuição dos fiéis para a construção da Universidade Católica. A Secretaria-geral remete circulares esclarecendo dúvidas relativas ao alcance e aplicação de diplomas legais por vezes tendo junto os textos de alguns deles tal como o articulado do protocolo adicional à concordata de 1940, datado de 15 de fevereiro de 1975; envia inquéritos, nomeadamente aos horários das missas e pedidos de preenchimento e entrega dos questionários estatísticos gerais anuais da Secretaria de Estado do Vaticano; remete avisos alertando para casos de usurpação das funções e estatuto dos eclesiásticos e envia circulares com os calendários dos peditórios diocesanos. O Conselho Presbiteral envia convocatórias para as reuniões e as respetivas agendas de trabalho, assim como resumos e súmulas dos assuntos tratados nas referidas reuniões.

Conjunto de relatórios e contas anuais, elaborados pelo funcionário responsável pelo sector financeiro e aprovados pelo reitor, para serem remetidos ao ordinário do lugar conforme o disposto no parágrafo nº 1 do Cânone 1523 do CIC 1917 e no nº 8, do parágrafo nº 2, do cânone 1284 do CIC 1983. A documentação inclui os relatórios e cópias de cartas enviadas ao Patriarcado e à diocese de Setúbal.

A Comissão criada pelo cardeal-patriarca D. António Ribeiro era constituída pelo segundo reitor, pelo P. Albino Mamede Cleto e pelo P. Albino Cândido Lopes. Inclui uma coleção de atas originais e manuscritas, atas dactilografadas, versões preliminares de atas, súmulas e um conjunto de documentos de trabalho abordando as questões que eram tratadas nas reuniões nomeadamente a preparação das comemorações do 25º Aniversário do Santuário. Inclui a ata da reunião com o Gabinete Técnico de 2 de maio de 1995 e a ata da reunião de 10 de dezembro de 1999 entre a Comissão Administrativa e os membros da nova administração da diocese de Setúbal com a participação do respetivo bispo.

Conjunto documental relativo às atividades dos órgãos que apoiam os reitores nomeados pela diocese de Setúbal. O Conselho Económico e a Comissão Administrativa de 1999 eram compostos pelo terceiro reitor, P. Jaime Silva, pelo Dr. Jaime José Rodrigues Ribeiro e pelo Dr. António Manuel Silva Soares. Posteriormente foram nomeadas novas Comissões Administrativas a pedido do quarto reitor. A documentação inclui relatório das atividades desenvolvidas, relatórios mensais das movimentações de tesouraria e plano das ações a desenvolver, submetido à aprovação do bispo de Setúbal.